Hiện nay nguồn học Excel vô cùng phong phú, bạn đọc có thể học từ Facebook, Youtube, Zalo… Đã có rất nhiều đơn vị chia sẻ về các tài liệu tự học Excel miễn phí tuy hấp dẫn nhưng kiến thức bị dàn trải, chưa thật cô đọng, súc tích. Cùng Top Uni tìm hiểu “Excel cơ bản cho người mới bắt đầu cập nhật tháng 11/2021” để trở thành master mảng excel bạn nhé.

Microsoft Excel là gì?

Nói một cách đơn giản, Microsoft Excel là một app bảng tính. Nó sử dụng các quy trình các ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp, tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng tổng hợp (PivotTable), biểu đồ, bí quyết và hàm theo nhiều cách không giống nhau.

Điều này cũng cho ta biết app không bị giới hạn bởi các con số dù tên của Nó là “Excel”. Chúng ta có thể nhập nội dung, ảnh, video, đối tượng mục tiêu cùng nhiều kiểu dữ liệu khác để theo dõi, quản lý và dễ dàng coi thông tin.

Công dụng chính của Excel

• Quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp
• Hóa đơn và biên lai
• Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
• Xây dựng kế hoạch và Lịch trình
• Mục cần kiểm duyệt và danh sách vai trò
• Tài chính, vay nợ và tính toán thế chấp
• Quản lý kho

Cấu trúc, thành phần của một bảng tính Excel

Sau khi các bạn đã nắm được Excel là gì, và phần mềm của nó thì hãy bắt đầu tìm hiểu về cấu trúc của bảng tính Excel nhé.

Bảng tính – Sheet: Sheet là bảng tính trong Excel. Mỗi bảng tính, có tới hơn 4 triệu ô dữ liệu, người dùng có khả năng thoải mái dùng chúng để tính toán, đo đạt dữ liệu…

Cột – Column: Cột là tập hợp của các ô tính theo chiều dọc. Độ rộng mặc định của mỗi cột là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 255 ký tự ). Một bảng tính Excel có tới 256 cột, mỗi cột được gán một chữ cái không giống nhau như: A, B, C, E, F, G,…

Dòng – Row: Dòng là tập hợp của các ô tính theo chiều ngang. Một bảng tính Excel có ít nhất 16,384 dòng, mỗi dòng được gán một chữ số như: 1, 2, 3, 4, 5,…).

Excel cơ bản cho nhân viên mới bắt đầu

Ô – Cell: Ô là điểm giao nhau của dòng và cột. Tọa độ của một ô được nắm rõ ràng bởi ký hiệu số thứ tự của dòng và chữ cái ký hiệu của cột.

Sổ tay – Workbook: Một Workbook thường có từ 1 – 255 sheet riêng biệt. Workbook, thường được sử dụng để tập hợp những loại bảng tính,…có sự liên lạc với nhau.

Thanh công cụ(ribbon) của bảng tính trong excel cơ bản

Thanh Ribbon là còn gọi là thanh menu, thanh công cụ, nó chứa gần như toàn bộ các lệnh để thao tác với chương trình, như các lệnh về hiệu chỉnh bảng tính, hàm, công thức, hay xử lý dữ liệu.

Thanh Ribbon bao gồm các tab như Home, Insert, Page layout, Data..bên trong là các nút lệnh của Tab đó. Tùy từng ngữ cảnh, mà con người sử dụng, Ví dụ các bạn mong muốn chèn hình ảnh, chèn kí tự thì các bạn chon tab Insert. Như vậy để thực hành các bước với một lệnh nào đó trên thanh Ribbon bạn cần phải biết nó nằm trong Tab Ribbon nào, sau đó chọn tới lệnh cần thao tác trong Tab Ribbon đấy.

Sau đây, mình sẽ giới thiệu rõ từng chức năng của từng tab ribbon, các bạn chỉ cần nắm rõ các tính năng chính như phía dưới, sau này khi các bạn đã làm quen với Excel thì các bạn sẽ tìm hiểu sâu hơn nhé, (chứ nhiều quá các bạn có thể cảm nhận thấy rối và dễ bỏ cuộc).

Tab Home

Tab Home được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon, nó chứa các nhóm lệnh như sau:

Excel căn bản cho nhân viên mới bắt tay vào làm

• Clipboard: Cắt dán
• Font: Font chữ
• Alignment: Căn lề nội dung
• Number: Định dạng dữ liệu
• Styles: Định dạng bảng tính
• Cells: Thao tác với Cell
• Editing: Hàm, lọc, tìm kiếm dữ liệu

Tab Insert

Tab insert nằm ngay cạnh bên tab Home, được thiết lập mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các nhóm lệnh như sau:

• Tables: Các lệnh ảnh hưởng đến vẽ bảng, tạo bảng trong văn bản
• Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa
• Links: Lệnh chèn các liên kết, link
• Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, Wordart, Header & Footer …
• Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng đã có sẵn trong bộ sưu tập vào văn bản hiện thời.
• Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được giải thích theo một bố cục nào đó.

Tab Page Layout

Page Layout nằm ngay cạnh bên tab Insert, được thiết lập mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các group lệnh như sau:

• Themes: Tủy chỉnh nền cho bảng tính.
• Page Setup: Các lệnh cài đặt định dạng trang in
• Scale to fit: Cố định số trang in trong một văn bản
• Sheet Options: Tùy chỉnh Sheet
• Arrange: Các lệnh sắp xếp các chủ thể trên văn bản.

Tab Formulas

Formulas: xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh thực hiện công việc với hàm .

• Function Library: Chứa lệnh gọi các hàm trong Excel.
• Defined Names: Chứa lệnh định nghĩa vùng thực hiện công việc.
• Formula Auditing: Chứa lệnh tham chiếu bí quyết.
• Calculation: Tùy chọn tính toán trong Excel.

Tab Data

Data: xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các lệnh làm việc với hàm và bí quyết.

• Get External Data: thu thập dữ liệu từ những ứng dụng khác.
• Sort & Filter: Chứa lệnh phân bổ, lọc dữ liệu.
• Data Tools: Chứa một số công cụ thực hành các bước với dữ liệu.
• Outline: Chứa các lệnh group dữ liệu.

Tab Review

Review: xuất hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các group lệnh ảnh hưởng đến các thực hành các bước như kiểm tra ngữ pháp cho nọi dung bảng tính, tạo ghi chú, bảo mật bảng tính,…

Excel căn bản cho người mới bắt tay vào làm

Tab View

Tab View được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon. Nó chứa các nhóm lệnh như sau:

• Workbook Views: Chế độ hiển thị
• Show: Tùy chọn hiển thị một số thanh Panel
• Zoom: Các lệnh phóng to, thu nhỏ nội dung Workbook
• Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều Workbook
• Macros: Các lệnh về Macros

Office Button

Office Button chứa các lệnh thao tác với tệp Excel, như thêm mới, in ấn, lưu trữ, hay sửa đổi các tất cả thông tin file,… Để hộp thoại Office Button xuất hiện, bạn nhấp chuột chọn file bên phía góc trái thanh Ribbon.

Hộp thoại Office Button sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

• New: Tạo một tệp Excel, ngoài việc chọn lựa một bảng tính rỗng bạn cũng có khả năng tùy chọn các file mẫu mà Microsoft Excel mang lại sẵn.
• Open: Mở file mới và nó cũng chứa danh sách tệp đã mở trước đây.
• Info: Chứa các lệnh như Save, Save AS, Open,…
• Save: Save thì sẽ có tác dụng lưu file với một vài tính năng mới hoăc lưu file với các thay đổi số tính với tên cũ.
• Save as: Save as thì mang công dụng lưu file đang hiện hữu với tên khác, bao gồm cả vị trí và kiểu dữ liệu khác.
• Print: In ấn văn bản, các chúng ta có thể tìm kiếm máy in và các tùy chọn khác ngay màn hình bên phía tay mặt.
• Share: Trong bước này chúng ta có thể gửi văn bản qua email, Fax,…
• Export: Chỉnh sửa định dạng của file Excel, sang một vài định dạng thường gặp như PDF/XPS…

Ngoài những công cụ, chức năng đã có sẵn trên thanh Ribbon, chúng ta có thể bổ sung các nút lệnh khác mà vẫn chưa có trên thanh công cụ đã mặc định sẵn.

Khái niệm cơ bản trong Excel cho người mới

Workbook và Spreadsheet

• Workbook là tệp Excel. Nó thường có định dạng .XLSX (ở phiên bản Excel cũ, nó có thể là .XLS).
• Spreadsheet là một trang tính trong workbook. Workbook có thể bao gồm nhiều trang tính (sheet) và bạn có thể truy cập chúng qua các tab ở bên dưới của màn hình.

Cell: Bảng tính được tạo thành bởi các khối hình chữ nhật, gọi là ô. Ô chứa dữ liệu bạn nhập vào, từ các con số tới từ, ảnh, bí quyết. Theo một cách khác ô là vùng lưu nội dung. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trong ô hoặc vào thanh bí quyết (text box) cho ô đấy ngay dưới ribbon.

Tên ô nằm ở bên trái thanh công thức. Mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. ví dụ, ô ở góc bên trái trên cùng bảng tính là A1 cho cột A, hàng

Formulas và Functions: Chúng ta có thể nghĩ formula là phép tính hay phương trình. Trong Excel, chúng ta có thể tạo bí quyết hoặc dùng hàm đã có sẵn. Những công thức này có khả năng tự động tính toán các con số theo phép cộng, phép nhân…

Ngoài tính toán, bạn có thể thử nghiệm các tính năng này cho mục đích khác như đếm số lượng mục trong cột hoặc hiển thị tối thiểu hay tối đa số mục trong group ô.

Tab Excel và Ribbon

Bạn nên dành chút thời gian làm quen ribbon Excel. Tương tự như các phần mềm Microsoft khác, ribbon chứa các nút sử dụng trong tab. chúng ta có thể tùy chỉnh nó để di chuyển, thêm cả tab và nút. Tuy nhiên mặc định, tab luôn nằm bên dưới.

Tùy chọn bảng tính trong Excel cơ bản

Quản lý một số lượng bảng tính lớn chỉ là chuyện nhỏ với Excel. Bạn có thể trải nghiệm hàng loạt bảng tính cùng lúc nếu như cần. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các bảng tính không giống nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm phục vụ quản lý địa điểm kho hàng hóa, vay nợ, doanh nghiệp tín dụng hoặc trang thiết bị chăm sóc sức khỏe…

Ngoài những điều ấy ra, chúng ta có thể sử dụng những tính năng cơ bản của Excel, bao gồm:

• Thêm một bảng tính: Nhấp vào nút cộng ở bên dưới bên cạnh bảng tính cuối cùng.
• Phân bổ lại bảng tính: Giữ tab bảng tính và kéo nó tới vị trí mới trong workbook.
• Đặt tên bảng tính: Nhấp đúp vào tab bảng tính, rồi gõ tên mới. Mặc định, tên của chúng ban đầu là Sheet 1, Sheet 2…
• Tô màu tab bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính đấy, chọn Tab Color rồi click vào sắc màu yêu thích.
• Bảo vệ bảng tính: Click chuột phải vào bảng tính, di chuyển tới Protect Sheet, thêm mật khẩu và nhấp vào chọn lựa của chúng ta.
• Di chuyển hoặc sao chép bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính => chọn Move hoặc Copy. Sau đó, chúng ta có thể di chuyển bảng tính tới vị trí khác trong workbook và tạo bản sao của nó để dùng sau này.
• Xóa bảng tính: Nhấp chuột phải vào bảng tính, click Delete. bạn phải cần xác rèn luyện động ở cửa sổ pop-up hiện ra.

Mở một bảng tính – excel cơ bản

Ở lần đầu tiên mở Excel (bằng cách click đúp vào icon hoặc chọn nó từ menu Start), phần mềm này sẽ hỏi việc bạn mong muốn làm.

Nếu muốn mở một bảng tính mới, click Blank workbook.

Để mở một bảng tính hiện có, click Open Other Workbook ở góc trái phía dưới, rồi click Browse ở bên trái của cửa sổ kết quả.

Sau đấy, dùng trình duyệt web tệp để tìm workbook bạn mong muốn, chọn nó và click Open.

Thực hiện công việc với cột, hàng, ô trong Excel

Những tính năng cơ bản nhất khi tự học Excel bạn phải nhớ bao gồm: chọn, chèn và xóa cột, hàng, ô.

Bài tập rèn luyện Excel cơ bản phổ biến cho người mới

1. Tổng hợp và thống kê đơn thuần về sản phẩm, sản phẩm
2. Điền phụ cấp, yêu cầu, nội dung theo hàm
3. Tìm kiếm thông tin được yêu cầu
4. Tổng hợp và thống kê sản phẩm khó
5. Quản lý danh sách nội dung người sử dụng
6. Trích rút dữ liệu trong Excel khi được yêu cầu,..

Kết luận 

Hy vọng những hướng dẫn “Excel cơ bản cho người mới bắt đầu cập nhật tháng 11/2021” sẽ là bài viết hữu ích với các bạn độc giả. Đừng quên để lại like, share, bình luận để Top Uni viết nhiều bài hơn nhé.